Comment rationaliser le processus d’accueil dans votre mairie ?

L’accueil des citoyens dans les mairies est le premier point déterminant de la satisfaction de ces derniers. L’administration doit être capable de leur offrir un service de qualité en un temps record.

Cependant, le traitement des demandes peut s’avérer fastidieux pour les agents de l’administration en raison de leur nombre. Découvrez alors ici comment rationaliser le processus d’accueil dans votre mairie !

Créez un formulaire en ligne pour les demandes entrantes

Le processus d’accueil dans les collectivités locales s’avère généralement fastidieux. En effet, les demandes entrantes peuvent être nombreuses au point où la saisie des informations peut devenir stressante et sujette aux erreurs. C’est pourquoi les spécialistes proposent de créer un formulaire en ligne pour centraliser toutes les demandes entrantes, cela permet d’économiser du temps. Ainsi, vous pouvez désormais gérer vos files d’attente grâce à cet outil français qui vous permet de satisfaire un nombre important de citoyens. Ces derniers peuvent remplir leur demande directement en ligne, en fournissant toutes les informations nécessaires. Vous pouvez personnaliser le formulaire selon les besoins de votre collectivité et ajouter des champs obligatoires ou optionnels pour obtenir toutes les informations nécessaires.

Rationalisez le processus de saisie des données en mairie

Si l’accueil pose autant de problème dans les mairies et les collectivités territoriales, c’est en grande partie à cause de la saisie des données. En effet, les citoyens se rapprochent des mairies pour prendre des renseignements, mais surtout pour des formalités administratives comme lors d’un déménagement qui nécessite vos informations personnelles et d’autres documents. La saisie manuelle de toutes ces informations rend la tâche plus difficile aux agents dans les mairies et peut entraîner des erreurs. Cette marge d’erreur est encore plus importante en raison de la pression que peuvent subir les agents en voulant gérer toutes les demandes dans les meilleurs délais.

Grâce à l’utilisation d’un outil de gestion, vous offrez la possibilité aux citoyens de soumettre leurs demandes à travers un formulaire en ligne. Ils pourront également fournir toutes les informations en rapport avec cette demande. De plus, vous pouvez rajouter une extension pour permettre de joindre des fichiers aux demandes afin d’avoir toutes les pièces nécessaires à son traitement. Cette méthode permet de rationaliser votre processus de saisie et de réduire la marge d’erreur à un niveau négligeable. Vous pourrez donc recevoir les citoyens dans des conditions moins stressantes. Par-dessus, vous pourrez mieux les satisfaire.

Mettez en place un système de rappel automatisé dans votre mairie

Un système de rappel automatisé est aussi un excellent moyen de rationaliser et d’optimiser le processus d’accueil dans votre mairie. Il permet à votre mairie de communiquer efficacement avec les demandeurs. Une fois qu’ils ont rempli le formulaire en ligne pour leur demande, ils reçoivent un message de confirmation et sont automatiquement inscrits dans le système de file d’attente. Le système de rappel enverra ensuite des messages de rappel automatiques pour les alerter sur leur rendez-vous et leur indiquer les documents nécessaires à leur demande.

Ce système de rappel automatisé est très pratique pour votre mairie, car il vous permet de réduire les temps d’attente. Vous pourrez optimiser la gestion des flux de visiteurs et de simplifier les processus d’accueil. Les demandeurs sont informés en temps réel et peuvent organiser leur temps en conséquence.